Übergabe & Rücknahme
Übergabe- und Rücknahme-Aufgaben sind die zentralen operativen Schritte im Rahmen eines Mietauftrags.
Sie markieren den Beginn und das Ende des Mietzeitraums und dienen der vollständigen Dokumentation des Ressourcenzustands – von der Auslieferung bis zur Rücknahme.
Übergabe: Übergabe einer Ressource an den Kunden, inklusive Protokollierung von Zustand, Zubehör und Unterschriften.
Rücknahme: Rücknahme einer Ressource nach Ende des Einsatzes, inklusive Zustandsprüfung und Abgleich mit den Werten aus der Übergabe.
Beide Aufgabenarten sind fest im Mietprozess verankert und werden automatisch angelegt – sie können nicht manuell erstellt werden.
Wie entstehen Aufgaben vom Typ Übergabe & Rücknahme?
Übergabe- und Rücknahme-Aufgaben entstehen automatisch, sobald ein Mietauftrag über die Schnittstelle an nexcore übergeben wird.
Die Übergabe-Aufgabe wird direkt bei Auftragsübermittlung erstellt.
Die Rücknahme-Aufgabe wird erst erzeugt, wenn die Ressource den Status frei hat – das entspricht der sogenannten Freimeldung.
Diese Freimeldung kann automatisch über das Drittsystem erfolgen
oder manuell in nexcore vorgenommen werden.
Mit der Übergabe beginnt der Mietzeitraum, mit der Rücknahme endet er.
Ablauf und Workflows
Auftragsübermittlung
Ein Mietauftrag wird über die Schnittstelle oder den Uploader-Dienst an nexcore übertragen.
Automatische Aufgabenerstellung
nexcore erstellt automatisch einen Mietauftrag mit den übermittelten Informationen und erstellt die zugehörigen Aufgaben (Übergaben).
Tourenplanung oder Disposition
Je nachdem ob es sich um einen Mietauftrag mit Lieferung oder Selbstabholung handelt, werden die Übergabe-Aufgaben über den Tourenplaner oder die Disposition an das auszuführende Personal zugewiesen.
Durchführung der Übergabe
Die Ressource wird an den Kunden übergeben und mit individuellen Protokollabfragen dokumentiert – der Mietzeitraum beginnt.
Freimeldung
Nach Ende des Einsatzes und Rückmeldung durch den Kunden, wird die Ressource freigemeldet – automatisch über die Schnittstelle oder optional manuell in nexcore.
Durchführung der Rücknahme
Bei der Rücknahme wird der Zustand der Ressource dokumentiert. Mithilfe der "Compare-Values" erfolgt ein einfacher Vergleich mit den Übergabedaten.
Nachgelagerte Workflows (optional)
Optional können noch Nachtanken- oder Prüfen-Aufgaben folgen, bevor der Mietauftrag endgültig abgeschlossen wird.
Planung und Zuweisung
Übergabe- und Rücknahme-Aufgaben werden in der Regel über die Disposition oder den Tourenplaner eingeplant:
Manuelle oder automatische (optional) Zuweisung von Übergabe- und Rücknahmeaufgaben für Selbstabholer, die direkt vor Ort an der Niederlassung erfolgen.
Manuelle Zuweisung von Übergabe- und Rücknahmeaufgaben auf Touren zur Lieferungen und Abholungen, die von Fahrer:innen durchgeführt werden.
Aufgaben können per Drag-and-Drop Touren zugeordnet werden.
Durchführung der Aufgaben (Mobile App)
Übergabe- und Rücknahme-Aufgaben werden ausschließlich über die mobile App ausgeführt.
Hier dokumentieren die Nutzer:innen alle relevanten Informationen direkt vor Ort – schnell, digital und vollständig nachvollziehbar.
Typische Protokollinhalte:
Fotos des Geräts oder Zubehörs
Zustandsangaben (z. B. sauber, beschädigt, Betriebsbereit)
Zählerstände oder Messwerte
Kunden- und Mitarbeiter-Signaturen
Zeitstempel und GPS-Informationen
Rücknahme-Aufgaben verfügen zusätzlich über die Compare-Values-Funktion:
Dabei werden alle Werte, Fotos und Angaben aus der Übergabe angezeigt, um Abweichungen, Verschleiß oder Schäden direkt zu erkennen und zu dokumentieren.
Alle Eingaben werden automatisch in Echtzeit mit der Web-App synchronisiert.
Hinweise & Rechte
Diese Aufgabenarten werden automatisch erzeugt und können nicht manuell erstellt werden.
Die zugehörigen Protokolle können im Rahmen des Go-Live-Prozesses individuell angepasst werden (z. B. Formularfelder, Fotos, Pflichtangaben).
Nur Nutzer:innen mit den entsprechenden Rollen und Rechten (z. B. Aufgaben ansehen, Aufgaben bearbeiten) können diese Aufgaben in der App öffnen und bearbeiten.
Zur Verplanung der Aufgaben benötigen die verantwortlichen Nutzer:innen ebenfalls entsprechende Rollen und Rechte (z. B. Touren ansehen, Touren bearbeiten, Touren erstellen, Touren löschen, Disposition ansehen).
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