# Vorgänge

{% hint style="success" %}
**Hinweis zum Roll-out**

Die Funktionen des Vorgangsmanagements werden **ab 05.03.2026** sukzessive in unserem Produktivsystem ausgerollt.

Da der Roll-out phasenweise erfolgt und wir nicht auf alle nutzungsrelevanten Releases (z. B. iOS- und Android-Apps) direkten Einfluss haben, kann das Datum der tatsächlichen Verfügbarkeit einzelner Funktionen vom genannten Termin abweichen.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Achtung**

Mit der Einführung des Vorgangsmanagements sind zudem umfangreiche Anpassungen an der Benutzeroberfläche (UI) von nexcore verbunden, die sich teilweise auf die Bedienung und Arbeitsweise auswirken.

Entsprechende Hinweise und Detailbeschreibungen stellen wir fortlaufend in der Dokumentation bereit.

Um Zugriff auf die neuen Funktionen zu bekommen, benötigen Nutzer im System zusätzliche Rollen und Rechte (Für Details und Erläuterungen siehe: [Nutzer](/documentation/einstellungen-and-verwaltung/nutzer.md#ubersicht-aller-rollen-and-rechte)).
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{% hint style="info" %}
Für eine **begleitete Einführung** stehen Euch folgende Optionen zur Verfügung:

* Webdemo (kostenlos)
* Vor-Ort-Beratung / Einführung (kostenpflichtiges Projekt)
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Vorgänge bilden in nexcore den zentralen organisatorischen Rahmen für die strukturierte Bearbeitung von unterschiedlichen Themen.

Sie dienen dazu, Ereignisse, Auffälligkeiten oder organisatorische Sachverhalte einheitlich zu erfassen, nachzuverfolgen und systematisch abzuarbeiten.

Aus einem Vorgang können dabei konkrete Aufgaben, Maßnahmen und Folgeprozesse entstehen.

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## Grundprinzip von Vorgängen

Ein Vorgang beschreibt immer ein konkretes Thema oder Ereignis, das:

* einen klaren Kontext hat (z. B. Ressource, Auftrag, Kunde, Thema),
* einen aktuellen Bearbeitungsstand besitzt,
* und solange aktiv (neu, zu erledigen, in Bearbeitung) bleibt, bis es fachlich erledigt oder bewusst abgeschlossen (erledigt/abgebrochen) wurde.

Vorgänge ersetzen damit unstrukturierte Notizen, E-Mails oder Zurufe und sorgen für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klare Zuständigkeiten.

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## Vorgangsarten

In nexcore werden Vorgänge nach ihrem fachlichen Zweck unterschieden. Jede Vorgangsart bringt dabei eigene Eigenschaften, Workflows und Besonderheiten mit.<br>

Es gibt folgende Vorgangsarten:

<table><thead><tr><th width="119.78515625">Art</th><th width="459.91796875">Beschreibung</th><th>Status</th></tr></thead><tbody><tr><td><a href="/pages/qRXNTwB1UN9bovcrYYYs"><strong>Allgemein</strong></a></td><td>Für alle organisatorischen oder technischen Themen, die nicht eindeutig Schaden, Mangel oder Prüfung sind.</td><td>🟢 verfügbar</td></tr><tr><td><a href="/pages/69p1p7xEwNY2HrqRqLS6"><strong>Mangel</strong></a></td><td>Für festgestellte Defizite im Rahmen von Prüfungen oder Kontrollen.</td><td>🟡 in Entwicklung</td></tr><tr><td><a href="/pages/mPXhqM0EtamReXsOzZ2v"><strong>Prüfung</strong></a></td><td>Für regelmäßig oder anlassbezogen durchzuführende Kontrollen (z. B. UVV, TÜV).</td><td>🟡 in Entwicklung</td></tr><tr><td><a href="/pages/eCcIEPky8njfEy0ljBo1"><strong>Schaden</strong></a></td><td>Für die strukturierte Erfassung und Bearbeitung von Beschädigungen an Ressourcen.</td><td>🟢 verfügbar</td></tr></tbody></table>

{% hint style="info" %}
Die mit dem Status „in Entwicklung“ gekennzeichneten Vorgangsarten sind bereits konzeptionell berücksichtigt, stehen jedoch zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht produktiv zur Verfügung.
{% endhint %}

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## Logische Struktur

Vorgänge als übergeordnete Elemente sind in nexcore immer nach einer klaren Struktur aufgebaut, die Dir als Anwender schnell die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.

<table><thead><tr><th width="174.875">Ebene</th><th width="223.61328125">Bezeichnung</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Eigenschaften eines Vorgangs</strong></td><td>Typ</td><td>Art des Vorgangs, abhängig von der Art der Erstellung oder inhaltlichem Thema.</td></tr><tr><td></td><td>Nummer</td><td>Eindeutige, automatisch generierte Vorgangsnummer.</td></tr><tr><td></td><td>Titel</td><td>Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder manuell definierbarer Titel.</td></tr><tr><td></td><td>Beschreibung</td><td>Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder manuell definierbare detaillierte Beschreibung.</td></tr><tr><td></td><td>Status</td><td>Abhängig vom Vorgangstyp automatisch festgelegter oder manuell definierbarer Bearbeitungsstatus.</td></tr><tr><td></td><td>Fälligkeit</td><td>Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder optional manuell definierbares Fälligkeitsdatum.</td></tr><tr><td></td><td>Zuweisung</td><td>Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder optional manuell definierbarer verantwortlicher Benutzer. </td></tr><tr><td></td><td>Labels</td><td>Individuell erstellbare und zuweisbare Markierung zur besseren Klassifizierung.</td></tr><tr><td></td><td>Verknüpfungen (Niederlassung, Auftrag, Kunde, Ressource)</td><td>Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder optional manuell festlegbare Verknüpfung mit weiteren Objekten.</td></tr><tr><td><strong>Objekte eines Vorgangs</strong></td><td>Aufgaben</td><td>Abhängig von Vorgangstyp, Status und Workflow automatisch oder manuell erzeugte Aufgaben.</td></tr><tr><td></td><td>Bilder</td><td>Bei Vorgängen des Typs Schaden werdern Fotos als Schadensbilder hinterlegt.</td></tr><tr><td></td><td>Anhänge</td><td>Ablage/Darstellung vorgangsrelevanter Dokumente.</td></tr><tr><td></td><td>Zeiterfassung</td><td>Konsolidierte Darstellung im Kontext eines Vorgangs erfasster Zeiteinträge.</td></tr><tr><td></td><td>Materialerfassung</td><td>Konsolidierte Darstellung im Kontext eines Vorgangs erfassten Materialverbrauchs.</td></tr><tr><td></td><td>Kommentare</td><td>Konsolidierte Darstellung von vorgangsrelevanten Kommentaren aus allen Ebenen</td></tr><tr><td></td><td>Aktivitätsverlauf</td><td>Zentrale Übersicht aller Änderungen und Aktionen rund um den Vorgang und diesem zugehöriger Aufgaben (wer hat was, wann gemacht).</td></tr></tbody></table>

<figure><img src="/files/qWLbhUVvuQH9Zykaz8uf" alt=""><figcaption><p>Schematische Darstellung zur Logik von Vorgängen</p></figcaption></figure>

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## Ablauf

Der typische Ablauf eines Vorgangs sieht in abstrakter, systematischer Darstellung wie folgt aus:

<figure><img src="/files/6Iw480upWjP7QMABmBNa" alt=""><figcaption><p>Schematische Prozessdarstellung eines Vorgangs</p></figcaption></figure>

### Erstellung

Ein Vorgang kann – abhängig vom Typ – sowohl automatisch, als Konsequenz einer anderen Aktivität, als auch unabhängig davon auf manuellem Weg über den Bereich Vorgänge erstellt werden.

<table><thead><tr><th width="129.86328125">Typ</th><th>automatisch</th><th>manuell</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Allgemein</strong></td><td>❌</td><td>✅</td></tr><tr><td><strong>Mangel</strong></td><td>Als Ergebnis einer Erfassung während einer Prüfung.</td><td>✅</td></tr><tr><td><strong>Prüfen</strong></td><td>❌</td><td>✅</td></tr><tr><td><strong>Schaden</strong></td><td>Als Ergebnis einer Erfassung bei einer Übergabe, Rücknahme oder via Formular.</td><td>✅</td></tr></tbody></table>

Je nachdem, welchen Ursprung ein Vorgang hat, werden diesem bereits bestimmte Eigenschaften automatisch zugewiesen, wenn nexcore die entsprechenden Objekte kennt.

In der Detailansicht eines Vorgangs können – abhängig vom Typ – alle Eigenschaften eines Vorgangs eingesehen und bearbeitet werden.

### Generierung Aufgaben

Die im Ablauf eines Vorgangs erforderlichen oder gewünschten Aufgaben entstehen entweder auf Basis eines hinterlegten Workflows (z. B. bei Statusänderung) oder durch manuelle Erstellung.

### Verplanung Aufgaben

Die Zuweisung von Aufgaben eines Vorgangs kann auf allen Planungsebenen in nexcore erfolgen:

{% tabs %}
{% tab title="Tourenplaner" %}
Verplanung bzw. Zuweisung mit dem [Tourenplaner](/documentation/kernfunktionen/aufgaben-verwaltung/tourenplaner.md): Auswahl der gewünschten Aufgabe aus der Liste offener Aufgaben und Zuweisung auf eine Tour (Fahrer/Servicemitarbeiter).
{% endtab %}

{% tab title="Disposition" %}
Manuelle Zuweisung einer Aufgabe am Fälligkeitsdatum an einen Nutzer oder eine Niederlassung über die [Disposition](/documentation/kernfunktionen/aufgaben-verwaltung/disposition.md).
{% endtab %}

{% tab title="Aufgaben" %}
Manuelle Zuweisung der Zuständigkeit über direkte Auswahl in der Detailansicht der Aufgabe über den [Bereich Aufgaben](/documentation/kernfunktionen/aufgaben.md).
{% endtab %}

{% tab title="Vorgänge" %}
Manuelle Zuweisung der Zuständigkeit über direkte Auswahl in der Detailansicht der Aufgabe über den [Bereich Vorgänge](/documentation/kernfunktionen/vorgange.md).
{% endtab %}
{% endtabs %}

### Erledigung Aufgaben

Aufgaben eines Vorgangs können von den zugewiesenen Nutzer – abhängig von der Art Ihres Systemzugriffs (Lizenz) – sowohl über die Webanwendung, als auch über die mobile Anwendung bearbeitet und somit erledigt werden.

Zur Erledigung kann der Nutzer aktuell folgende ***Funktionen zur Dokumentation*** seiner Aufgabe verwenden:

* Anhänge (z. B. Dokumente, Fotos, etc.)
* Kommentare
* Zeiterfassung

Werden im Rahmen der Erledigung einer Aufgabe, die einem Zugang untergeordnet ist, derartige Objekte vom Nutzer erfasst, sind diese automatisch im übergeordneten Vorgang ersichtlich und entsprechende Aktionen chronologisch im Aktivitätsstream erfasst.

### Export / Übertragung

Zukünftig wird es die Möglichkeit geben, erfasste Informationen über unsere Schnittstelle automatisch an ein verbundenes System zu übermitteln, um damit eine systemübergreifende Prozessintegraion zu ermöglichen.

Ergänzend/Alternativ steht die Funktion der Webhooks hier für einen Informationsfluss bereit.


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.nexcore.de/documentation/kernfunktionen/vorgange.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.