Vorgänge
Hinweis zum Roll-out
Die Funktionen des Vorgangsmanagements werden ab 04.03.2026 sukzessive in unserem Produktivsystem ausgerollt.
Da der Roll-out phasenweise erfolgt und wir nicht auf alle nutzungsrelevanten Releases (z. B. iOS- und Android-Apps) direkten Einfluss haben, kann das Datum der tatsächlichen Verfügbarkeit einzelner Funktionen vom genannten Termin abweichen.
Achtung
Mit der Einführung des Vorgangsmanagements sind zudem umfangreiche Anpassungen an der Benutzeroberfläche (UI) von nexcore verbunden, die sich teilweise auf die Bedienung und Arbeitsweise auswirken.
Entsprechende Hinweise und Detailbeschreibungen stellen wir fortlaufend in der Dokumentation bereit.
Für eine begleitete Einführung stehen Euch folgende Optionen zur Verfügung:
Webdemo (kostenlos)
Vor-Ort-Beratung / Einführung (kostenpflichtiges Projekt)
Vorgänge bilden in nexcore den zentralen organisatorischen Rahmen für die strukturierte Bearbeitung von unterschiedlichen Themen.
Sie dienen dazu, Ereignisse, Auffälligkeiten oder organisatorische Sachverhalte einheitlich zu erfassen, nachzuverfolgen und systematisch abzuarbeiten.
Aus einem Vorgang können dabei konkrete Aufgaben, Maßnahmen und Folgeprozesse entstehen.
Grundprinzip von Vorgängen
Ein Vorgang beschreibt immer ein konkretes Thema oder Ereignis, das:
einen klaren Kontext hat (z. B. Ressource, Auftrag, Kunde, Thema),
einen aktuellen Bearbeitungsstand besitzt,
und solange aktiv (neu, zu erledigen, in Bearbeitung) bleibt, bis es fachlich erledigt oder bewusst abgeschlossen (erledigt/abgebrochen) wurde.
Vorgänge ersetzen damit unstrukturierte Notizen, E-Mails oder Zurufe und sorgen für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klare Zuständigkeiten.
Vorgangsarten
In nexcore werden Vorgänge nach ihrem fachlichen Zweck unterschieden. Jede Vorgangsart bringt dabei eigene Eigenschaften, Workflows und Besonderheiten mit.
Es gibt folgende Vorgangsarten:
Für alle organisatorischen oder technischen Themen, die nicht eindeutig Schaden, Mangel oder Prüfung sind.
🟢 verfügbar
Für regelmäßig oder anlassbezogen durchzuführende Kontrollen (z. B. UVV, TÜV).
🟡 in Entwicklung
Die mit dem Status „in Entwicklung“ gekennzeichneten Vorgangsarten sind bereits konzeptionell berücksichtigt, stehen jedoch zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht produktiv zur Verfügung.
Logische Struktur
Vorgänge als übergeordnete Elemente sind in nexcore immer nach einer klaren Struktur aufgebaut, die Dir als Anwender schnell die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.
Eigenschaften eines Vorgangs
Typ
Art des Vorgangs, abhängig von der Art der Erstellung oder inhaltlichem Thema.
Nummer
Eindeutige, automatisch generierte Vorgangsnummer.
Titel
Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder manuell definierbarer Titel.
Beschreibung
Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder manuell definierbare detaillierte Beschreibung.
Status
Abhängig vom Vorgangstyp automatisch festgelegter oder manuell definierbarer Bearbeitungsstatus.
Fälligkeit
Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder optional manuell definierbares Fälligkeitsdatum.
Zuweisung
Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder optional manuell definierbarer verantwortlicher Benutzer.
Labels
Individuell erstellbare und zuweisbare Markierung zur besseren Klassifizierung.
Verknüpfungen (Niederlassung, Auftrag, Kunde, Ressource)
Abhängig vom Vorgangstyp automatisch oder optional manuell festlegbare Verknüpfung mit weiteren Objekten.
Objekte eines Vorgangs
Aufgaben
Abhängig von Vorgangstyp, Status und Workflow automatisch oder manuell erzeugte Aufgaben.
Bilder
Bei Vorgängen des Typs Schaden werdern Fotos als Schadensbilder hinterlegt.
Anhänge
Ablage/Darstellung vorgangsrelevanter Dokumente.
Zeiterfassung
Konsolidierte Darstellung im Kontext eines Vorgangs erfasster Zeiteinträge.
Materialerfassung
Konsolidierte Darstellung im Kontext eines Vorgangs erfassten Materialverbrauchs.
Kommentare
Konsolidierte Darstellung von vorgangsrelevanten Kommentaren aus allen Ebenen
Aktivitätsverlauf
Zentrale Übersicht aller Änderungen und Aktionen rund um den Vorgang und diesem zugehöriger Aufgaben (wer hat was, wann gemacht).
Ablauf
Der typische Ablauf eines Vorgangs sieht in abstrakter, systematischer Darstellung wie folgt aus:
Erstellung
Ein Vorgang kann – abhängig vom Typ – sowohl automatisch, als Konsequenz einer anderen Aktivität, als auch unabhängig davon auf manuellem Weg über den Bereich Vorgänge erstellt werden.
Allgemein
❌
✅
Mangel
Als Ergebnis einer Erfassung während einer Prüfung.
✅
Prüfen
❌
✅
Schaden
Als Ergebnis einer Erfassung bei einer Übergabe, Rücknahme oder via Formular.
✅
Je nachdem, welchen Ursprung ein Vorgang hat, werden diesem bereits bestimmte Eigenschaften automatisch zugewiesen, wenn nexcore die entsprechenden Objekte kennt.
In der Detailansicht eines Vorgangs können – abhängig vom Typ – alle Eigenschaften eines Vorgangs eingesehen und bearbeitet werden.
Generierung Aufgaben
Die im Ablauf eines Vorgangs erforderlichen oder gewünschten Aufgaben entstehen entweder auf Basis eines hinterlegten Workflows (z. B. bei Statusänderung) oder durch manuelle Erstellung.
Verplanung Aufgaben
Die Zuweisung von Aufgaben eines Vorgangs kann auf allen Planungsebenen in nexcore erfolgen:
Verplanung bzw. Zuweisung mit dem Tourenplaner: Auswahl der gewünschten Aufgabe aus der Liste offener Aufgaben und Zuweisung auf eine Tour (Fahrer/Servicemitarbeiter).
Manuelle Zuweisung einer Aufgabe am Fälligkeitsdatum an einen Nutzer oder eine Niederlassung über die Disposition.
Manuelle Zuweisung der Zuständigkeit über direkte Auswahl in der Detailansicht der Aufgabe über den Bereich Aufgaben.
Manuelle Zuweisung der Zuständigkeit über direkte Auswahl in der Detailansicht der Aufgabe über den Bereich Vorgänge.
Erledigung Aufgaben
Aufgaben eines Vorgangs können von den zugewiesenen Nutzer – abhängig von der Art Ihres Systemzugriffs (Lizenz) – sowohl über die Webanwendung, als auch über die mobile Anwendung bearbeitet und somit erledigt werden.
Zur Erledigung kann der Nutzer aktuell folgende Funktionen zur Dokumentation seiner Aufgabe verwenden:
Anhänge (z. B. Dokumente, Fotos, etc.)
Kommentare
Zeiterfassung
Werden im Rahmen der Erledigung einer Aufgabe, die einem Zugang untergeordnet ist, derartige Objekte vom Nutzer erfasst, sind diese automatisch im übergeordneten Vorgang ersichtlich und entsprechende Aktionen chronologisch im Aktivitätsstream erfasst.
Export / Übertragung
Zukünftig wird es die Möglichkeit geben, erfasste Informationen über unsere Schnittstelle automatisch an ein verbundenes System zu übermitteln, um damit eine systemübergreifende Prozessintegraion zu ermöglichen.
Ergänzend/Alternativ steht die Funktion der Webhooks hier für einen Informationsfluss bereit.
Zuletzt aktualisiert