Bedienung
Eine Bedienungsaufgabe beschreibt die operative Durchführung eines Bedienauftrags – also den tatsächlichen Einsatz von Personal zur Bedienung oder Begleitung einer Ressource (z. B. Arbeitsbühne, Kran, Maschine).
Sie umfasst die zeitliche und inhaltliche Dokumentation der durchgeführten Leistung, die Zuordnung zu Auftrag, Ressource und Kunde sowie alle erfassten Daten wie Zeiten, Notizen, Fotos oder Signaturen.
Bedienungsaufgaben werden nicht manuell erstellt, sondern automatisch über Schnittstellen oder durch Systemlogik angelegt. Sie bilden die Grundlage für Nachweise, Abrechnung und Auswertungen.
Wie entstehen Aufgaben vom Typ Bedienung?
Die Entstehung von Bedienungsaufgaben hängt davon ab, mit welcher Task-Erstellungs-Strategie (Task Creation Strategy) der jeweilige Bedienauftrag angelegt wurde.
Diese wird durch die Schnittstelle bzw. Systemkonfiguration bestimmt.
Auto Strategy (Standard)
nexcore erzeugt automatisch für jede Ressourcenzuweisung eine Bedienungsaufgabe – ein Auftrag pro Tag. Das System plant zunächst 10 Tage im Voraus („rollierendes Fenster“) und ergänzt fortlaufend neue Aufgaben, um eine aktuelle Aufgabenliste sicherzustellen.
Du kannst flexibel mit Aufgaben arbeiten, sie anpassen oder löschen.
External Strategy (maximale Kontrolle)
Das externe System legt selbst fest, welche Aufgaben wann und mit welchen Inhalten erstellt werden. nexcore übernimmt die Aufgaben 1:1 aus dem Drittsystem.
Ideal, wenn das externe System Aufgaben präzise steuern möchte.
Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum mehr als 30 Tage in der Vergangenheit liegt und die nicht abgeschlossen sind, werden automatisch gelöscht. Bei der External Strategy ist die Anzahl der möglichen Aufgaben-Vorlagen standardmäßig auf 20 begrenzt. Falls Du mehr benötigst, melde Dich gerne bei uns.
Ablauf einer Bedienung
Der Ablauf einer Bedienungsaufgabe gliedert sich in drei Phasen:
Planung (Web-App)
Die Disposition der Aufgaben erfolgt durch:
Tourenplaner: Bedienungsaufgaben werden einer Tour und damit automatisch einem/r Fahrer:in oder Bediener:in zugeordnet.
Disposition: Alternativ können Aufgaben manuell einem Nutzer oder einer Nutzergruppe zugewiesen werden (z. B. Niederlassung).
Nach der Zuweisung erscheint die Aufgabe sofort in der mobilen App des jeweiligen Nutzers.
Durchführung (mobile App)
In der mobilen App sieht die zugewiesene Person alle relevanten Informationen:
Zeitraum und Adresse des Einsatzes
Zugehörige Ressource (Maschine)
Kunde und Kontaktperson(en)
Hinweise, Kommentare und ggf. Anhänge
Während oder nach dem Einsatz kann die Person:
Zeiten erfassen (nach Kategorie)
Notizen hinzufügen
Pausen eintragen
Fotos oder Signaturen ergänzen
Die Aufgabe zwischenspeichern (z. B. wenn Rückfahrt noch aussteht)
Oder die Aufgabe abschließen, sobald alle Leistungen dokumentiert sind
Die Daten werden automatisch mit der Web-App synchronisiert.
Zeiterfassung im Rahmen der Bedienung
Die Zeiterfassung ist das Herzstück der Bedienungsaufgabe. Sie erfolgt ausschließlich über die mobile App und umfasst folgende Schritte:
Bedienung starten Nachdem Du in der mobilen App eine Dir zugewiesene Bedienung angeklickt hast, siehst Du zunächst alle für diese Aufgabe wichtigen Informationen und die zugewiesene Ressource. Um die Bedienung zu starten, klickst Du rechts unten auf Start.
Detailinformationen einer Bedienung in der mobilen App Zeiteintrag erstellen
Im darauf folgenden Screen kannst Du nun die Informationen zu Deiner Bedienung erfassen. Für einen Zeiteintrag klickst Du nun auf den Button mit dem Plus.
Screen zur Erfassung von Bedienungen Zeitraum und Kategorie festlegen Gib nun zunächst Start- und Endzeit an. Pausenzeiten in diesem Zeitraum können hier separat erfasst werden. Wähle dann eine vordefinierte Zeiterfassungskategorie (z. B. Bedienung, Anfahrt, Wartezeit, Zusatzleistung, etc.) und ergänze ggf. eine Notiz zu Deinem Zeiteintrag.
Screen zur Erfassung eines Zeiteintrags Tankstand erfassen (optional) Erfasse bei treibstoffbetriebenen Ressourcen die während der Bedienung optional nachgetankten Liter an Treibstoff.
Screen zur Erfassung von nachgetanktem Treibstoff. Signatur erfassen (Pflicht)
Lasse Dir abschließend die erfassten Zeiten vom Kunden digital gegenzeichnen. Wenn kein Kunde vor Ort sein sollte, kannst Du den Haken entfernen, um die Unterschriftpflicht zu umgehen.
Zwischenstand speichern
Du kannst einen Zeiteintrag zwischenspeichern, wenn der Einsatz noch nicht abgeschlossen ist (z. B. Rückfahrt offen). Klicke hierzu auf den Button mit den drei Punkten (rechts unten) und wähle "Zwischenspeichern".
Zwischenspeichern von erfassten Bedieninformationen. Bedienung beenden Hast Du alle Informationen und Zeiteinträge für Deinen Einsatz erfasst, kannst Du mit einem Klick auf den Button "Als erledigt markieren" die Aufgabe abschließend beenden.
Damit die Zeiterfassung genutzt werden kann, müssen Nutzer die entsprechenden Rechte und Rollen haben (siehe folgender Abschnitt). Außerdem müssen im System entsprechende Zeiterfassungskategorien angelegt sein. Mehr dazu findest Du im Abschnitt Einstellungen → Zeiterfassungskategorien.
Rechte und Rollen
Um Aufgaben vom Typ Bedienung anzuzeigen, zu planen oder zu dokumentieren, benötigen Nutzer entsprechende Rollen mit folgenden Berechtigungen:
Zeiteinträge bearbeiten
Benutzer können Zeiteinträge bearbeiten (z. B. Zwischenspeichern oder Korrektur).
mobile App
Zeiteinträge erstellen
Benutzer können individuelle Zeiteinträge erstellen.
mobile App
Zeiteinträge ansehen
Benutzer können Zeiteinträge in den nexcore Anwendungen einsehen.
Web-App mobile App
Zeiteinträge löschen
Benutzer können Zeiteinträge unwiderruflich löschen.
Web-App mobile App
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