# Nutzer

Die Nutzerverwaltung in nexcore dient der zentralen Steuerung aller Benutzerzugänge.

Hier legst Du fest, wer Zugriff auf das System hat, welche Funktionen genutzt werden dürfen und über welche Lizenzen der jeweilige Nutzer verfügt.

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## Überblick

In der Nutzerliste siehst Du alle angelegten Nutzer:innen in Deinem System. Zu jedem Benutzer erhältst Du hier auf den ersten Blick folgende Informationen:

<table><thead><tr><th width="158.73828125">Feld</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Login</strong></td><td>Der individuelle Nutzer-Login im Format einer E-Mail-Adresse. </td></tr><tr><td><strong>Vorname</strong></td><td>Der Vorname des/der Nutzer:in.</td></tr><tr><td><strong>Nachname</strong></td><td>Der Nachname des/der Nutzer:in.</td></tr><tr><td><strong>Lizenz</strong></td><td>Der zugewiesene Lizenztyp (<code>Keine Lizenz</code>, <code>App User</code>, <code>Full User</code>).</td></tr><tr><td><strong>Status</strong></td><td>Der aktuelle Status des Nutzers im System (<code>aktiv</code>, <code>inaktiv</code>)</td></tr></tbody></table>

#### Nutzerliste filtern

Du kannst die Liste nach Bedarf nach folgenden Parametern **filtern**, um Dir einen schnelleren Überblick zu verschaffen:

* Lizenz-Typ
* Status

#### Nutzerliste sortieren

Außerdem steht Dir die Möglichkeit zur Verfügung, die Liste nach einem gewünschten Kriterium zu **sortieren**.

#### Nutzerliste durchsuchen

Unterhalb der Spaltentitel findest Du Suchfelder für Login, Vorname oder Nachname. Sobald Du hier eine Eingabe vornimmst, wird die Nutzerliste nach dieser gefiltert.

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## Nutzer hinzufügen

Über den Button **„+ Nutzer hinzufügen“** kannst Du einen neuen Nutzer anlegen.

Folgende Angaben sind dabei erforderlich:

<table><thead><tr><th width="243.5546875">Feld</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>E-Mail (Login)</strong></td><td>Loginname des Nutzers im Format einer E-Mail-Adresse (xyz@beispiel.de).</td></tr><tr><td><strong>Kürzel (optional)</strong></td><td>Optional, z. B. zur Anzeige in Listen oder Protokollen.</td></tr><tr><td><strong>Vorname</strong></td><td>Vorname(n) des Nutzers.</td></tr><tr><td><strong>Nachname</strong></td><td>Nachname des Nutzers.</td></tr><tr><td><strong>Externe ID (optional)</strong></td><td>Je nachdem welches externe System mit nexcore verbunden wird, kann die Eingabe einer Externen ID eine direkte Nutzerzuweisung ermöglichen.</td></tr><tr><td><strong>Gruppen (optional)</strong></td><td>Nutzergruppen über welche der Nutzer Rollen und Rechte vererbt bekommt.</td></tr><tr><td><strong>Niederlassungen (optional)</strong></td><td>Auswahl der Standorte, für die der Nutzer aktiv ist.</td></tr><tr><td><strong>Passwort</strong></td><td>Initialpasswort, dass der Nutzer beim ersten eigenständigen Login abändern muss.</td></tr></tbody></table>

{% hint style="success" %}
Wenn der Login des Nutzers eine tatsächlich bestehende E-Mail-Adresse ist, kann der Nutzer sein Passwort eigenständig zurücksetzen, falls dies erforderlich ist.
{% endhint %}

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## Nutzer bearbeiten

Durch Klick auf einen Eintrag in der Nutzerliste öffnet sich die Detailansicht.

Diese besteht aus den Tabs Allgemein und Rollen:

{% tabs %}
{% tab title="Allgemein" %}
Im Bereich Allgemein kannst Du für den gewählten Nutzer folgende Anpassungen vornehmen:

1. Nutzerdaten (Stammdaten) ändern
2. Lizenztyp ändern

{% hint style="warning" %}
Standardmäßig erhält ein neu angelegter Nutzer nicht automatisch eine Lizenz (keine Lizenz), da die Buchung der zur Verfügung stehenden Lizenzen von den Nutzern gelöst ist. Damit ein Nutzer Zugriff auf das System erhält, musst Du ihm aber eine Lizenz sowie Rollen und Rechte zuweisen.
{% endhint %}
{% endtab %}

{% tab title="Rollen" %}
Im Reiter Rollen werden die [**Berechtigungen**](#rollen-and-rechteverwaltung) des Nutzers angezeigt.

Hier kannst Du:

* bestehende Rollen und Rechte einsehen.
* erkennen, ob Rollen und Rechte von einer dem Nutzer zugeordneten Gruppe vererbt wurden.
* Rollen und Rechte entfernen oder neue hinzufügen.

{% hint style="info" %}
Über die Checkbox am Anfang jeder Zeile kannst Du bei Bedarf mehrere Rollen auswählen, um diese gemeinsam zu entfernen.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Beim Hinzufügen neuer Rollen, werden Dir nur diese zur Auswahl angezeigt, die der Nutzer noch nicht besitzt.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

Im Kopfbereich der Nutzerseite findest Du außerdem zwei Buttons:

* **Nutzer de-/aktiveren:** hiermit de-/aktivierst Du den Nutzer systemweit.

{% hint style="info" %}
Beim Deaktivieren eines Nutzers wird diesem automatisch die zugewiesene Lizenz entzogen.
{% endhint %}

* **Passwort zurücksetzen:** hiermit kannst Du das Passwort des Nutzers manuell zurücksetzen.

{% hint style="info" %}
Du musst beim Zurücksetzen des Passworts ein neues Passwort festlegen. Wenn Du unterhalb des Eingabefeldes den Haken setzt, muss der Nutzer bei seinem nächsten Login das von Dir temporär vergebene Passwort (datenschutzkonform) ändern.
{% endhint %}

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## Lizenztypen

Lizenzen steuern den Funktionsumfang eines Nutzers innerhalb von nexcore.

Sie legen fest, auf welche Anwendungen und Anwendungsbereiche der Zugriff grundsätzlich möglich ist.

<table><thead><tr><th width="167.2109375">Lizenztyp</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Full User</strong></td><td>Hat – je nach Rollen und Rechten – Zugriff auf alle organisatorischen und administrativen Funktionen der Web-Anwendung. Wird typischerweise von Innendienst, Verwaltung oder Disponent:innen genutzt.</td></tr><tr><td><strong>App User</strong></td><td>Hat Zugriff ausschließlich über die mobilen Apps – ideal für Fahrer:innen, Monteur:innen oder Bedienpersonal.</td></tr><tr><td><strong>Keine Lizenz</strong></td><td>Nutzer ist angelegt, hat aber aktuell keinen aktiven Zugriff auf nexcore (z. B. bei Saisonkräften, pausierenden oder langfristig archivierten Konten).</td></tr></tbody></table>

{% hint style="warning" %}
Lizenzen bestimmen den Zugriffsumfang, aber nicht die konkreten Rechte. Welche Funktionen und Aktionen tatsächlich ausgeführt werden dürfen, wird über Rollen der Nutzer oder Gruppen festgelegt.
{% endhint %}

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## Rollen- & Rechteverwaltung

Rollen bzw. Rechte definieren, welche Bereiche und Funktionen ein:e Nutzer:in in nexcore sehen und nutzen darf.

Sie sind das zentrale Element zur Steuerung von Berechtigungen.

#### Funktionsweise

* Rollen und Rechte können einem Nutzer direkt über den Tab Rollen in den Nutzerdetails zugewiesen werden,
* oder über Gruppen vererbt werden, wenn Du einen Nutzer einer oder mehreren Gruppen zuordnest (siehe Artikel [Gruppen](https://docs.nexcore.de/documentation/einstellungen-and-verwaltung/gruppen))

{% hint style="info" %}
Rollen und Recht aus Gruppen überschreiben bzw. ergänzen die individuell zugeordneten Rollen und Rechte eines Nutzers.
{% endhint %}

#### Übersicht aller Rollen & Rechte&#x20;

<details>

<summary>Klicke hier für eine Übersicht aller aktuell verfügbaren Berechtigungen</summary>

<table><thead><tr><th width="154">Titel</th><th>Beschreibung</th><th>Nutzer-/Gruppenempfehlung</th></tr></thead><tbody><tr><td>Nutzer bearbeiten</td><td>Zentrale Nutzerverwaltung</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Gruppen verwalten</td><td>Zentrale Gruppenverwaltung</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Einstellungen bearbeiten</td><td>Globale System-Einstellungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Eigenen Tenant bearbeiten</td><td>Zentrale Tenant-Einstellungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Auditevents ansehen</td><td>Technische Entwickler-Einstellungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Developer Seite ansehen</td><td>Technische Entwickler-Einstellungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Developer Seite bearbeiten</td><td>Technische Entwickler-Einstellungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Mobilegeräte ansehen</td><td>Zentrale Geräteverwaltung</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Lizenzen ansehen</td><td>Zentrale Lizenzverwaltung</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Zeiteinträge ansehen</td><td>Ansicht individuell erfasster Zeiten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Zeiteinträge erstellen</td><td>Erfassung individueller Zeiten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Zeiteinträge bearbeiten</td><td>Bearbeitung individuell erfasster Zeiten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Zeiteinträge löschen</td><td>Löschen von ggf. falsch erfassten Zeiten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Zeiteintragkategorien verwalten</td><td>Zentrale Verwaltung von Kategorien der Zeiterfassung</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Issues<br>ansehen</td><td>Ansicht und Zugriff auf den zentralen Bereich Vorgänge</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Issues<br>erstellen</td><td>Erstellen von Vorgängen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Issues<br>bearbeiten</td><td>Bearbeiten von Vorgängen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Issues<br>löschen</td><td>Löschen von Vorgängen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt</td></tr><tr><td>Einstellungen <br>für Vorgänge verwalten</td><td>Zentrale Verwaltung von Einstellungen zu Vorgängen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Aktivitäten<br>ansehen</td><td>Ansicht von Aktivitätseinträgen inkl. Kommentaren</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Aktivitäten<br>erstellen</td><td>Erstellen von Aktivitätseinträgen inkl. Kommentaren</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Aktivitäten<br>bearbeiten</td><td>Bearbeiten von Aktivitätseinträgen inkl. Kommentaren</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Aktivitäten<br>löschen</td><td>Löschen von Aktivitätseinträgen inkl. Kommentaren</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Labels<br>verwalten</td><td>Zentrale Verwaltung von Einstellungen zu individuellen Labels</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Artikel ansehen</td><td>Ansicht von Artikeln</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Artikel erstellen</td><td>Erstellung von Artikeln</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Artikel bearbeiten</td><td>Bearbeitung von Artikeln</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Artikel löschen</td><td>Löschen von Artikeln</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Kunden ansehen</td><td>Ansicht von Kunden-Stammdaten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Kunden erstellen</td><td>Erstellung von Kunden-Stammdaten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Kunden bearbeiten</td><td>Bearbeitung von Kunden-Stammdaten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Kunden löschen</td><td>Löschen von Kunden</td><td>Administrator, Verwaltung</td></tr><tr><td>Kontaktpersonen ansehen</td><td>Ansicht von Kontaktpersonen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Kontaktpersonen erstellen</td><td>Erstellung von Kontaktpersonen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Kontaktpersonen bearbeiten</td><td>Bearbeitung von Kontaktpersonen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Kontaktpersonen löschen</td><td>Löschen von Kontaktpersonen</td><td>Administrator, Verwaltung</td></tr><tr><td>Niederlassungen ansehen</td><td>Ansicht von Niederlassungen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Niederlassungen erstellen</td><td>Zentrale Verwaltung von Niederlassungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Niederlassungen bearbeiten</td><td>Zentrale Verwaltung von Niederlassungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Niederlassungen löschen</td><td>Zentrale Verwaltung von Niederlassungen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Aufträge ansehen</td><td>Ansicht von Aufträgen und Auftragsdetails</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Aufträge erstellen</td><td>Erstellung individueller Aufträge</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Aufträge bearbeiten</td><td>Bearbeitung von Auftragsdaten</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Aufträge löschen</td><td>Löschen von Aufträgen</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Ressourcen ansehen</td><td>Ansicht von Ressourcen (Maschinne, Geräte, Teile, Transportfahrzeuge, etc.)</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Ressourcen erstellen</td><td>Erstellen individueller Ressourcen (z. B. Transportfahrzeuge)</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Ressourcen bearbeiten</td><td>Bearbeitung individueller Ressourcen (z. B. Transportfahrzeuge)</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Ressourcen löschen</td><td>Löschen individueller Ressourcen (z. B. Transportfahrzeuge)</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Touren ansehen</td><td>Ansicht von Touren</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Touren erstellen</td><td>Erstellung von Touren</td><td>Disposition</td></tr><tr><td>Touren bearbeiten</td><td>Bearbeitung von Touren</td><td>Disposition</td></tr><tr><td>Touren löschen</td><td>Löschen von Touren</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Fahrer</td><td>Zentrale Rolle zur Zuordnung und Auswahl als Fahrer</td><td>Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Aufgaben ansehen</td><td>Ansicht von Aufgaben</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Aufgaben erstellen</td><td>Erstellung individueller (freier) Aufgaben</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Aufgaben bearbeiten</td><td>Bearbeitung von Aufgaben</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Fahrer/Service-Mitarbeiter</td></tr><tr><td>Aufgaben löschen</td><td>Löschen von Aufgaben</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr><tr><td>Einstellungen <br>für Aufgaben verwalten</td><td>Zentrale Verwaltung von Einstellungen für Aufgabentypen</td><td>Administrator</td></tr><tr><td>Dashboard ansehen</td><td>Ansicht und Einstellung des individuellen Dashboards</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition, Werkstatt</td></tr><tr><td>Disposition ansehen</td><td>Ansicht und Verwendung des Bereichs Disposition zur Aufgabenzuweisung</td><td>Administrator, Verwaltung, Disposition</td></tr></tbody></table>

</details>

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## Praxistipps

* Verwende Gruppen, um damit Deine standardisierten Nutzergruppen abzubilden und eine konsistente Rollen- und Rechteverwaltung sicherzustellen.
* Vergebe nur die Rechte, die wirklich notwendig sind (Prinzip der minimalen Rechte).

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