Schaden
Der Vorgangstyp „Schaden“ dient der strukturierten Erfassung, Dokumentation und Bearbeitung von Beschädigungen an Ressourcen (z. B. Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge).
Ein Schaden entsteht typischerweise außerhalb der planmäßigen Nutzung, z. B. durch äußere Einwirkung oder Fehlbedienung, und erfordert eine klare organisatorische Nachverfolgung, bis die Ressource wieder instandgesetzt ist.
Der Schaden verbindet dabei:
die mobile Erfassung direkt vor Ort (inkl. Bilder),
mit der zentralen Steuerung und Bearbeitung über einen Vorgang.
Entstehung des Vorgangs
Automatische Erstellung
Ein Vorgang vom Typ Schaden entsteht automatisch, sobald ein Schaden an einer Ressource erfasst wird. Dies kann u. a. erfolgen über die mobile App:
im Rahmen einer Dokumentation bei einer Übergabe oder Rücknahme einer Ressource im Rahmen eines Mietauftrags
unabhängig von einem Mietauftrag durch Ausführen und Bearbeiten eines Formulars.
Bei der Erfassung eines Schadens über einen der voran genannten Wege werden systematisch die zentralen Informationen des Schadens und somit des Vorgangs erfasst.
Titel (erforderlich)
Kurztitel des Schadens
Korb verbogen
Beschreibung (erforderlich)
Formatierte Texteingabe zur detaillierten Beschreibung der Beschädigung.
Mechanische Verformung des Korbes um mehrere Zentimeter. Teilweise Brüche an Verbindungsstellen. Lackentfernung.
Bilder
Ein oder mehrere Fotos des Schadens, die als Beweis angeführt werden und im Protokoll auftauchen
Schadensfotos der Maschine vor Ort aus unterschiedlichen Perspektiven
Labels
Auswahl individueller Labels zur besseren Kategorisierung des Vorgangs.
Schaden::Kunde
Wird ein Schaden im Rahmen einer Übergabe oder Rücknahme erfasst, erfolgt automatisch eine Verknüpfung des Vorgangs mit:
Ressource (betroffene Maschine/Gerät/etc.)
Kunde
Auftrag
Niederlassung (falls bekannt)
Manuelle Erstellung
Alternativ kann ein Vorgang vom Typ Schaden auch manuell über die Webanwendung im Bereich Vorgänge über einen Klick auf "+ Vorgang erstellen".
Beim Anlegen können nach Auswahl des Typ "Schaden" u. a. folgende Informationen und Verknüpfungen erfasst werden:
Titel (erforderlich)
Kurztitel des Schadens
Reifendefekt
Beschreibung (erforderlich)
Formatierte Texteingabe zur detaillierten inhaltlichen Beschreibung.
Beide Reifen auf der linken Seite stark beschädigt
Labels
Optionale Auswahl eines individuell erstellten Labels zur Kategorisierung, Klassifizierung und somit einfachen Zuordnung.
Schaden::Reifen
Niederlassung
Optionale Auswahl der zuständigen bzw. betroffenen Niederlassung.
Standort A
Auftrag
Optionale Verknüpfung mit einem bestehenden bzw. bekannten Auftrag.
-
Kunde
Optionale Verknüpfung mit einem bekannten bzw. betroffenen Kunden.
-
Ressource
Optionale Verknüpfung mit der betroffenen Ressource (Maschine/Gerät/etc.)
Elektroscherenbühne 10m (Nr. 123)
Schadensprozess
Nachdem ein Vorgang vom Typ Schaden erstellt wurde, erhält dieser zunächst den Status "Neu" und wird als "offen" markiert.
nexcore weist dem Vorgang automatisch das Prefix "DMG" (Damage) für den Typ "Schaden" sowie eine individuelle Vorgangsnummer (Schadensnummer) zu.
Schaden-Workflow aktivieren
Um den automatischen Schaden-Workflow in Deinem nexcore zu aktivieren, musst Du in den Einstellungen unter Allgemein > Vorgangstyp Schaden (siehe Vorgangstyp Schaden) die folgenden Settings aktivieren:
Schadensbewertungsaufgabe bei Statuswechsel erstellen
Schadensbehebungsaufgabe bei Statuswechsel erstellen
Mit den weiteren Einstellungsmöglichkeiten kannst Du zudem die automatisch erstellten Aufgaben individualisieren und bspw. den Titel (=Name) oder die Beschreibung der Aufgaben anpassen.
Sobald ein Schaden über die mobile Anwendung im Rahmen einer Übergabe/Rücknahme erfasst wird oder manuell über die Webanwendung ein Vorgang vom Typ Schaden erstellt wird, startet automatisch der dem Vorgangstyp zugeordnete Workflow und generiert eine erste Aufgabe vom Typ "Schadensbewertung", die den ersten Schritt der automatischen Aufgabenabfolge darstellt:
Schadensbewertung
Aufgabendetails
Die Aufgabe "Schadensbewertung" kann im Rahmen des Vorgangs mit weiteren Eigenschaften versehen werden, um somit aktiv den Prozess zu steuern:
Fälligkeit
Zuweisung
Adresse
Erledigung
Zur Erledigung kann der zugewiesene Nutzer selbst weitere Informationen in der Aufgabe erfassen, welche automatisch im übergeordneten Vorgang dargestellt werden:
Anhänge
Zeiterfassung
Kommentare
Sind alle erforderlichen Informationen erfasst, kann die Aufgabe mit einem Klick auf "Als erledigt markieren" abgeschlossen werden.
Manueller Statuswechsel
Wurde ein Schaden im Rahmen der "Schadensbewertung" gesichtet und validiert, muss der Vorgang durch den verantwortlichen Benutzer aktiv gesteuert werden:
Durch den Wechsel des Vorgangsstatus von "Neu" auf "Aktiv" wird der erfasste Schaden bei allen Übergaben/Rücknahmen so lange angezeigt, bis er beseitigt wurde und der Vorgang als "Erledigt" markiert wurde.
Wird eine Reparatur des Schadens geplant, muss der Status von "Aktiv" auf "Zu erledigen" gewechselt werden. Damit beginnt die nächste Phase des Schadensprozesses.
Individuelle Prozessschritte (optional)
Neben den automatisch vom System generierten Aufgaben, kannst Du jederzeit individuelle Aufgaben direkt aus der Detailansicht des Vorgangs über den "+"-Button erstellen.
So könnt Ihr Eure individuellen, internen Prozessschritte bestmöglich organisieren und alle Schritte Eures betrieblichen Ablaufs zentral planen, orchestrieren und einsehen.
Jede über die Detailansicht des Schadensvorgangs erstellte Aufgabe ist unmittelbar mit diesem verknüpft. Getätigte Aktivitäten der zugewiesenen Benutzer werden direkt im Vorgang angezeigt.
Schadensbehebung
Durch den Statuswechsel von "Aktiv" auf "Zu erledigen" erstellt nexcore automatisch die nächste Aufgabe vom Typ "Schadensbehebung".
Aufgabendetails
Die automatisch nach Statuswechsel erstellte Aufgabe vom Typ "Schadensbehebung" kann nun ebenfalls mit Eigenschaften versehen werden, um somit aktiv den Prozess zu steuern:
Fälligkeit
Zuweisung
Adresse
Erledigung
Zur Erledigung kann der zugewiesene Nutzer selbst weitere Informationen in der Aufgabe erfassen, welche automatisch im übergeordneten Vorgang dargestellt werden:
Anhänge
Zeiterfassung
Kommentare
Sind alle erforderlichen Informationen erfasst, kann die Aufgabe mit einem Klick auf "Als erledigt markieren" abgeschlossen werden.
Aktivitäten
Alle Aktivitäten, die im Rahmen eines Schadenvorgangs und damit verbundener Aufgaben erfolgen, werden im sog. Aktivitätenstream des Vorgangs chronologisch, übersichtlich aufgeführt:
Anhänge (inkl. Hinweis auf Ersteller und Link zur Aufgabe)
Zeiteinträge (inkl. Summe und kategorischer Liste mit Link zur Aufgabe)
Kommentare als Aktivität (inkl. Hinweis auf Ersteller und Link zur Aufgabe)
alle Veränderungen am Vorgang oder zugehörigen Aufgaben (Aktivitätsstream)
So kann man schnell einen Überblick über den Verlauf, den aktuellen bzw. letzten Informationsstand erhalten und sieht auch immer, welcher Nutzer, wann an dem Vorgang was bearbeitet hat.
Du kannst innerhalb des Schadenvorgangs jederzeit auch zusätzliche Aufgaben erstellen und diese Deinen Kollegen zur Bearbeitung zuweisen, um den Prozess an Eure individuellen Abläufe anzupassen.
Verknüpfung und Sichtbarkeit
Sobald ein Schadensvorgang (Schaden) gestartet wurde und mit einem der folgenden Objekte verknüpft ist, wird dieser – unabhängig vom Status – immer in der nexcore Webanwendung als verbundener Vorgang aufgeführt:
Ressource
Auftrag
Kunde
Wird ein Vorgang manuell gelöscht, werden auch die entsprechenden Verknüpfungen gelöscht und dieser erscheint nicht mehr in den Details der Ressource, des Auftrags oder des Kunden.
In der mobilen App werden Schadensvorgänge (Schäden), die den Status "Aktiv" oder "Zu erledigen" besitzen, automatisch immer bei Übergaben und Rücknahmen der verbundenen Ressource aufgeführt.
Der Nutzer kann hier während einer Übergabe/Rücknahme einer Ressource vorhandene Schäden mit ihren Details ansehen und prüfen, ob diese(r) bereits erfasst wurde(n) – so wird eine erneute Erfassung und mögliche Dopplung vermieden.
Wurde ein Schaden versehentlich doppelt erfasst, kann der entsprechende Vorgang über das Kontextmenü ( ⁝ ) der Vorgangsdetailansicht manuell gelöscht werden.
Ist ein erfasster Schaden bei einer Übergabe oder Rücknahme nicht sichtbar, liegt das in der Regel daran, dass der Vorgang noch den Status "Neu" hat. Damit ein Schaden auch bei Übergaben und Rücknahmen als "vorhanden" gelistet wird, muss der zugehörige Vorgang im Status "Aktiv" oder "Zu erledigen" sein. Der manuelle Statuswechsel des Vorgangs nach der mobilen Erfassung über die Webanwendung dient der aktiven Validierung und ist gleichzeitg der Start des gesamten Schadenprozesses.
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