Allgemein
Der Vorgangstyp „Allgemein“ dient als flexible Sammelkategorie für alle Vorgänge, die nicht eindeutig den definierten Typen zugeordnet werden können, aber dennoch strukturiert dokumentiert, nachverfolgt und bearbeitet werden sollen.
Er bildet damit die Grundlage für zahlreiche organisatorische, technische oder interne Themen, die im Tagesgeschäft anfallen und bislang häufig außerhalb des Systems organisiert wurden.
Erstellung
Ein Vorgang vom Typ "Allgemein" wird aktuell manuell erstellt.
Die Erstellung erfolgt über den Bereich Vorgänge über einen Klick auf "+ Vorgang erstellen".
Beim Anlegen können nach Auswahl des Typ "Allgemein" u. a. folgende Informationen und Verknüpfungen erfasst werden:
Titel (erforderlich)
Thema oder Name des Vorgangs.
Umrüstung GPS-Module
Beschreibung (erforderlich)
Formatierte Texteingabe zur detaillierten inhaltlichen Beschreibung.
Sukzessiver Austausch bestehender GPS-Module im Rahmen der Umrüstung auf das neue XY-System.
Labels
Optionale Auswahl eines individuell erstellten Labels zur Kategorisierung, Klassifizierung und somit einfachen Zuordnung.
Werkstatt::Wartung
Niederlassung
Optionale Auswahl der zuständigen bzw. betroffenen Niederlassung.
Standort A
Auftrag
Optionale Verknüpfung mit einem bestehenden bzw. bekannten Auftrag.
-
Kunde
Optionale Verknüpfung mit einem bekannten bzw. betroffenen Kunden.
-
Details bearbeiten
Ein neu erstellter Vorgang vom Typ "Allgemein" erhält zunächst den Status "Zu erledigen" und wird somit als "offen" markiert.
In der Detailansicht des Vorgangs können nach der Erstellung weitere Informationen hinterlegt und Verknüpfungen ergänzt werden:
Fälligkeit
Optionale Definition eines geplanten "Zieldatums" bis zu welchem der Vorgang erledigt sein soll.
31.12.2026
Zuweisung
Optionale Auswahl bzw. Definition des Hauptverantwortlichen Nutzers für diesen Vorgang.
Max Mustermann
Ressourcen
Optionale Verknüpfung mit bekannten Ressourcen.
Maschine A, Maschine B, Machine C, ...
Aufgaben
Generierung der erforderlichen, individuellen Aufgaben im Kontext des Vorgangs.
Ausbau GPS-Modul (alt); Einbau GPS-Modul (neu); Technische Prüfung; Reinigung Maschinen; ...
Zeiteinträge
Erfassung bzw. summierte Darstellung aller im Rahmen des Vorgangs erfassten Zeiten nach Kategorien.
Montage (07:42 Stunden); Prüfung (02:52 Stunden); ...
Anhänge
Allgemeine für den Vorgang relevante Dateianhänge.
Einbauanleitung; Technische Beschreibung; Prüfleitfaden; ...
Kommentare
Individuelle Anmerkungen, die chronologisch von allen Nutzern zum Vorgang erfasst werden können.
Zusatzinformationen, Hinweise, etc.
Aufgaben erstellen
Die im Rahmen eines Vorgangs vom Typ "Allgemein" manuell zu erstellenden Aufgaben bilden die beliebigen, individuellen Prozess-/Arbeitsschritte ab.
Mit einem Klick auf den Button "+ Aufgabe erstellen" öffnet sich der Dialog zur Erstellung einer Aufgabe, bei welchem zunächst die zentralen Informationen erfasst werden:
Typ
Titel
Beschreibung
In einem nächsten Schritt kann nach der Erstellung der Aufgabe, diese über die Detailansicht eingesehen und bei Bedarf mit weiteren Informationen angereichert oder Objekten verknüpft werden.
Aufgaben bearbeiten
Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt – abhängig vom Systemzugriff der zugewiesenen Nutzer und der Art ihrer Aufgabe – über:
die Webanwendung direkt
oder die mobile Anwendung (App).
Dokumentation
Zur Dokumentation stehen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:
Anhänge
Dokumente oder Fotos, die im Rahmen der Ausführung entstanden sind oder bearbeitet wurden.
Foto der Verkabelung bzw. Anschlüsse der neuen GPS-Module; Screenshot des Statusberichts nach Prüfung; ...
Kommentare
Kommentare können kommunikativ als schriftliche Kurzinformation, Bericht oder schrittweise dokumentierter Informationsaustausch verwendet werden.
Einbau ohne Probleme. Zusätzliche Sicherung bzw. Befestigung mittels XY; ....
Zeiterfassung
Erfassung von Zeiteinträgen durch bearbeitende Nutzer nach vordefinierten Kategorien.
Montage (07:42 Stunden); Prüfung (02:52 Stunden); ...
Sind im Rahmen der Aufgabe alle notwendigen Informationen erfasst und diese somit erledigt, kann der Nutzer dies mit einem Klick auf den Button "als erledigt markieren" abschließend bestätigen.
Zu einem späteren Zeitpunkt werden wir zusätzlich die Möglichkeit bieten, dass man vordefinierte Protokolle mit Aufgaben verknüpft, um eine noch bessere Dokumentation zu ermöglichen.
Status
Der Zustand eines Vorgangs vom Typ "Allgemein" ist nach Erstellung zunächst automatisch als "Zu erledigen" definiert.
Statusveränderungen können manuell in der Detailansicht des Vorgangs – im Idealfall durch den verantwortlichen Nutzer – festgelegt werden.
Es stehen folgende Stati zur Verfügung:
Zu erledigen (Neu)
Automatischer Ausgangsstatus eines Vorgangs nachdem dieser neu erstellt wurde.
Aktiv (In Bearbeitung)
Bearbeitungsstatus, solange der Vorgang bzw. alle untergeordneten Aufgaben nicht abschließend erledigt wurden.
Erledigt (Beendet)
Markierung des Vorgangs nach Abschluss aller mit dem Vorgang verbundenen Aufgaben.
Über das Kontextmenü des Vorgangs (⋮) kann dieser zudem zu jedem Zeitpunkt manuell "geschlossen" oder "gelöscht" werden.
Das Schließen eines Vorgangs dient der fachlichen Beendigung, unabhängig von einer späteren erneuten Öffnung.
Ein bereits geschlossener Vorgang kann über dieses Menü auch wieder geöffnet werden, um eine weitere Bearbeitung zu ermöglichen.
Typische Anwendungsfälle
Der Vorgangstyp "Allgemein" eignet sich insbesondere für:
organisatorische Absprachen oder interne Aufgaben
kleinere Service- oder Wartungsthemen
Kundenrückmeldungen ohne konkretes Schadensereignis
technische oder betriebliche Maßnahmen an Ressourcen
Planungs- oder Umrüstthemen
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