# Mietaufträge

Dieser Artikel erklärt Dir die Grundstruktur und Logik von Mietaufträgen in nexcore – verständlich, praxisnah und ohne technisches Vorwissen.

Egal ob Du in der Disposition planst, Aufträge verwaltest oder einfach nur den Überblick behalten willst: Hier erfährst Du, wie Mietaufträge funktionieren – und was Du wissen musst.

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## Definition

Ein Mietauftrag beschreibt die Vermietung von Ressourcen – etwa Maschinen, Geräten oder Anbauteilen – an Kunden.

Er wird in nexcore als eigener Auftragstyp behandelt und bildet den kompletten Ablauf einer Vermietung ab – von der Bereitstellung über die Rücknahme bis zum Abschluss.

Ein Mietauftrag ermöglicht Dir die strukturierte Planung, Durchführung und Dokumentation von Vermietvorgängen:

* Planung von Auslieferung und Rückholung
* Zuweisung an Fahrer:innen oder Übergabepersonal
* Durchführung der Aufgaben mit digitaler Dokumentation
* Nachverfolgung, Nachweis und Auswertung über Protokolle

{% hint style="success" %}
Der Mietauftrag ist also die zentrale Klammer für alle Aufgaben und Dokumentationen rund um einen Vermietvorgang.
{% endhint %}

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## Logische Struktur

Ein Mietauftrag in nexcore besteht aus mehreren logischen Ebenen:

<table><thead><tr><th width="72.5">Ebene</th><th width="246.234375">Bezeichnung</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td><strong>Auftrag</strong> <br>(Order)</td><td>Enthält alle Eckdaten: Auftragstyp, Kunde, Ort, Zeitraum, Niederlassung</td></tr><tr><td>2</td><td><strong>Positionen</strong> <br>(LineItems)</td><td>Einzelne Artikel oder Mietobjekte (Typen von Maschinen, Geräten, Anbauteilen etc.)</td></tr><tr><td>3</td><td><strong>Ressourcenzuweisungen</strong> <br>(ResourceAssignments)</td><td>Zuweisung konkreter Ressourcen (tatsächliche Maschine, Gerät, Anbauteil, etc.)</td></tr><tr><td>4</td><td><strong>Aufgaben</strong> <br>(Tasks)</td><td>Automatisch generierte Aufgaben für Übergabe, Rücknahme, Nachtanken oder Prüfen</td></tr></tbody></table>

Jede Ebene hat einen eigenen Lebenszyklus und Status. Der Status des Mietauftrags (Ebene 1) wird automatisch aus den Stati der zugehörigen Ressourcenzuweisungen und Aufgaben ermittelt.

<figure><img src="/files/g5By5RFj7tHYfkM3oUKL" alt=""><figcaption><p>Schematische Darstellung der Logik eines Mietauftrags</p></figcaption></figure>

### Status (Auftragsebene)

<table><thead><tr><th width="182.3203125">Status</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Neu</strong></td><td>Der Mietauftrag wurde erstellt; Aufgaben sind planbar</td></tr><tr><td><strong>Laufend</strong></td><td>Mindestens eine Aufgabe wurde begonnen oder erledigt</td></tr><tr><td><strong>Abgeschlossen</strong></td><td>Alle Aufgaben wurden erledigt</td></tr><tr><td><strong>Archiviert</strong></td><td>Der Einsatz ist abgeschlossen und automatisch archiviert</td></tr></tbody></table>

{% hint style="info" %}
Der Auftragsstatus aktualisiert sich automatisch – abhängig vom Fortschritt der Aufgaben. Sobald alle Aufgaben erledigt sind, wird der Auftrag abgeschlossen.
{% endhint %}

### Aufgaben

Ein Mietauftrag kann folgende Aufgaben umfassen:

<table><thead><tr><th width="160.1171875">Typ</th><th width="301.3828125">Beschreibung</th><th>Erstellung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Übergabe</strong></td><td>Erfassung aller relevanten Informationen bei der Übergabe einer Ressource an den Kunden – entweder als Selbstabholer (vor Ort) oder in Verbindung mit einem Transport als Lieferung mittels individueller Protokollabfragen.</td><td>automatisch bei Übertragung aus dem zuliefernden System</td></tr><tr><td><strong>Rücknahme</strong></td><td>Erfassung aller relevanten Informationen bei der Rücknahme einer Ressource vom Kunden – entweder als Selbstabholer (vor Ort) oder in Verbindung mit einem Transport als Rückholung mittels individueller Protokollabfragen.</td><td>automatisch, sobald eine Ressource freigemeldet wird – entweder per Übertragung aus dem zuliefernden System oder manuell über das Kontextmenü der Ressourcenzuweisung <a href="#aktionen-ressource">(mehr erfahren)</a></td></tr><tr><td><strong>Nachtanken</strong></td><td>Erfassung von (ggf. zusätzlichen) Betankungsvorgängen nach der Rücknahme einer Ressource. Dient zur vollständigen Protokollierung von Kraftstoffmengen und -kosten.</td><td>optional per Workflow (mehr erfahren)</td></tr><tr><td><strong>Prüfen</strong></td><td>Abschließende Sichtung aller zu einem Auftrag dokumentierten Informationen zur weiteren Bearbeitung (bspw. Abrechnung).</td><td>optional per Workflow (mehr erfahren)</td></tr></tbody></table>

### Sonderfall: kombinierte Aufgaben

Aufgaben mit:

* gleichem Typ (z. B. mehrere Rücknahmen),
* gleichem Fälligkeitsdatum und
* gleichem Ort

werden automatisch zu einer kombinierten Aufgabe (Composite Task) zusammengefasst.

{% hint style="info" %}
Du kannst kombinierte Aufgaben in der Liste der Offenen Aufgaben im  Tourenplaner bei Bedarf wieder trennen (Kontextmenü: Aufgabe teilen).  Dabei kannst Du z. B. auch einzelne Aufgaben herauslösen und eine kombinierte Aufgabe mit den verbleibenden Aufgaben belassen.&#x20;
{% endhint %}

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## Ablauf

Der typische Ablauf eines Mietauftrags sieht wie folgt aus:

<figure><img src="/files/woc2Sok1b57i3vdBNljo" alt=""><figcaption><p>Schematische Prozessdarstellung eines Mietauftrags</p></figcaption></figure>

1. Ein externes System sendet einen Mietauftrag an nexcore.
2. nexcore legt Auftrag, Positionen und Ressourcenzuweisungen automatisch an.
3. Aufgaben (Übergaben und Rücknahmen) werden je nach Freimeldungsstatus der Ressourcenzuweiseung automatisch erstellt und stehen zur Verplanung bereit.
4. Die Disposition plant die Aufgaben über Tourenplaner oder Disposition.
5. Die Durchführung erfolgt über die mobile App.
6. Je nach Einstellung werden nach Erledigung von Rücknahmen automatisch Nachtanken und (oder) Prüfen Aufgaben erstell.&#x20;
7. Nach Abschluss aller Aufgaben wird der Auftrag automatisch abgeschlossen und ggf. archiviert.

{% hint style="info" %}
Du musst keine Aufgaben manuell anlegen – entscheidend ist die richtige Planung und Zuweisung der Aufgaben.
{% endhint %}

### Erstellung (Import)

* Mietaufträge werden in der Regel über eine angebundene Schnittstelle (z. B. ein ERP-System) automatisch in nexcore erstellt.
* nexcore legt den Auftrag, die Positionen und Ressourcenzuweisungen automatisch an.
* Auf Basis des Freimeldungs-Status der Ressource entstehen zunächst die entsprechenden  Übergabe- bzw. Rücknahme-Aufgaben.

### Planung

Die Disposition der Aufgaben (Übergabe und Rücknahme) erfolgt durch Disponent:innen oder Niederlassungsmitarbeiter:innen:

{% tabs %}
{% tab title="Disposition" %}
Weise Aufgaben direkt an alle oder spezifische Mitarbeitenden einer Niederlassung zu, z. B. Selbstabholer.
{% endtab %}

{% tab title="Tourenplaner" %}
Plane Auslieferungen (Übergaben) und Rückholungen (Rücknahmen) direkt in Touren ein.

Fahrer:innen werden automatisch über die App informiert, sobald ihnen Aufgaben zugewiesen wurden. Dort sehen sie die entsprechenden Aufgaben und können diese ausführen.

{% hint style="warning" %}
Neben Benutzern, denen als Fahrer:innen die Durchführung von Touren und zugeordneten Aufgaben zugewiesen werden kann, erfordert der Tourenplaner, dass entsprechende Transportfahrzeuge (Ressourcen) im System vorhanden sind, damit eine Tourenplanung erfolgen kann.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}

{% hint style="info" %}
Externe Dienstleister können aktuell nicht direkt mit nexcore arbeiten, es sei denn, sie erhalten einen temporären oder festen App-User-Zugang vom Kunden bereitgestellt.
{% endhint %}

### Durchführung

Die Durchführung der Aufgaben erfolgt über die mobile App – teilweise auch über die Web-App:

<table><thead><tr><th width="221.89453125">Aufgabentyp</th><th width="177.34375">Durchführung über</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Übergabe / Rücknahme</strong></td><td>Mobile App</td><td>Dokumentation mit Fotos, Signaturen, Kommentaren und Abfragen (z. B. Zustand, Zählerstand, Seriennummer)</td></tr><tr><td><strong>Nachtanken</strong></td><td>Mobile oder Web-App</td><td>Erfassung von Tankvorgängen mit Literangabe, Zeitstempel und optionalem Kommentar</td></tr><tr><td><strong>Prüfen</strong></td><td>Web-App</td><td>Abschließende Sichtung aller zu einem Auftrag dokumentierten Informationen zur weiteren Bearbeitung (bspw. Abrechnung).</td></tr></tbody></table>

{% hint style="info" %}
Jede Aufgabe nutzt individuelle Abfragen, die je nach Ressourcentyp (Maschine, Gerät, Zubehör) unterschiedlich über die Protokolle konfiguriert sein können.
{% endhint %}

### Abschluss

* Wenn alle Aufgaben eines Mietauftrags erledigt sind (Übergabe, Rücknahme, ggf. Nachtanken oder Prüfen), wird der Auftrag automatisch abgeschlossen.
* Die Archivierung erfolgt anschließend automatisch oder manuell – je nach Konfiguration.

{% hint style="info" %}
Die Archivierung eines Auftrags bedeutet, dass alle Speicherintensiven Daten, wie z. B. Bilder gelöscht werden und nicht mehr über nexcore abrufbar sind. Die elementaren Auftragsinformationen und der Auftrag selbst bleiben erhalten und werden mit dem Statuslabel "archiviert" versehen.
{% endhint %}

***

## Auftragsdetails

Die Auftragsdetailseite ist Deine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen zu einem Mietauftrag. Sie ist in mehrere Tabs unterteilt:

{% tabs %}
{% tab title="Allgemein" %}

<figure><img src="/files/3WJa43C6BIZxHd4ASKci" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* ***Grundlegende Informationen*** wie Auftragsnummer, Status, Niederlassung, Kunde, Ansprechpartner, Hinweise
* Liste ***aller Positionen*** mit den zugehörigen ***Ressourcenzuweisungen*** und Aufgaben (Übergaben und Rücknahmen sowie optional Nachtanken und Prüfen)
* ***Zusätzliche Informationen*** (CustomAttributes), die Dein ERP-System zur Verfügung stellt
  {% endtab %}

{% tab title="Aufgaben" %}

<figure><img src="/files/Ll8zt2Gj7FDljPUvCUpV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Übersicht aller ***auftragsbezogenen Aufgaben (Übergaben, Rücknahmen, Nachtanken, Prüfen)*** mit individuellem Status (Neu, Zugewiesen, Erledigt, Archiviert)
  {% endtab %}

{% tab title="Protokolle" %}

<figure><img src="/files/8bCWFVASpw1tbUDAHwoV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Detaillierte ***Übersicht aller protokollierten Aufgaben*** wie Übergaben, Rücknahmen, Nachtanken, Prüfen inklusive Status (Neu, Zugewiesen, Erledigt, Archiviert) in getrennten Sektionen

<figure><img src="/files/O7b8IU3M0LV6PKHWw7RO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Die Informationen, die im Rahmen der Dokumentation / Protokollierung mit der mobilen App erfasst werden, ergeben sich aus den ***individuell gestaltbaren Protokollen***. Solltest Du Fragen zu den Protokollen haben oder Anpassungen bei Deinen Abfragen wünschen, kontaktiere uns.
{% endhint %}
{% endtab %}

{% tab title="Kommentare" %}

<figure><img src="/files/v8hktp2vbvwcm1Mv1Ns0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Neue ***Kommentare eingeben***, um wichtige Informationen oder Anmerkungen festzuhalten.
* Kommentare von anderen Nutzern ***einsehen***, um die Kommunikation rund um den Auftrag nachzuvollziehen.
  {% endtab %}

{% tab title="Dateien" %}

<figure><img src="/files/XPXRnP1DhNPz0k5sY60N" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Hochladen neuer Dateien mittels „+ Datei hochladen“.
* Übersicht aller vorhandenen Dateien mit Download- und Ansichtsmöglichkeit.
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

### Aktionen (Auftrag)&#x20;

Über das **Kontextmenü (⋮)** in der Detailansicht eines Auftrags kannst Du unterschiedliche **Aktionen auf Auftragsebene** ausführen:

<table><thead><tr><th width="294.515625">Aktion</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>PDF speichern</strong></td><td>Generiert eine PDF-Version der Protokolle, die Du speichern und weiterverwenden kannst.</td></tr><tr><td><strong>Öffentlichen Link kopieren</strong></td><td>Speichert die URL des öffentlichen Links zu den Protokollinformationen des Auftrags in Deinen Zwischenspeicher, sodass Du diese über Rechtsklick + einfügen weiterverwenden kannst.</td></tr><tr><td><strong>Autom. Archivierung de-/aktivieren</strong></td><td>Aktiviert oder Deaktiviert die automatische Archivierung für diesen Auftrag, wenn Du Auf diesen für einen längeren Zeitraum zugreifen musst.</td></tr><tr><td><strong>Archivieren</strong></td><td>Archiviert den Auftrag sofort manuell.</td></tr><tr><td><strong>Abschließen</strong></td><td>Schließt einen Auftrag manuell ab und löscht alle unerledigten Aufgaben automatisch.</td></tr><tr><td><strong>Löschen</strong></td><td>Wenn keine weiteren Abhängigkeiten zu diesem Auftrag in nexcore bestehen, kannst Du diesen bei Bedarf manuell aus dem System löschen.</td></tr></tbody></table>

{% hint style="warning" %}
Wenn Du einen Auftrag manuell abschließst, werden alle nicht erledigten Aufgaben entfernt. Erledigte Aufgaben und Protokolle bleiben erhalten.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Nach dem Abschluss des Auftrags wird dieser von der Schnittstelle nicht mehr angesprochen. Dies ist sinnvoll, wenn Aufgaben durch die Schnittstelle generiert wurden, die in nexcore nicht mehr benötigt werden oder wenn Du sicherstellen möchtest, dass ***keine weiteren Änderungen am Auftrag*** vorgenommen werden
{% endhint %}

### Aktionen (Ressource)

Auf der Ebene der **Ressourcenzuweisung** in der Positionsliste steht Dir ein **Kontextmenü (⋮)** zur Verfügung, mit dem Du verschiedene **Korrektur- und Verwaltungsfunktionen** (je nach Status) nutzen kannst:

<table><thead><tr><th width="249.0546875">Aktion</th><th>Beschreibung</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Löschen</strong></td><td>Falls eine Übergabe und eine Rücknahme vorhanden sind, kannst du hier eine noch nicht erledigte Übergabe entfernen. Dies ist nützlich, wenn eine Übergabe außerhalb von nexcore bereits stattgefunden hat und daher nicht mehr benötigt wird.</td></tr><tr><td><strong>Freimelden</strong></td><td>Falls eine Ressource nicht freigemeldet ist, kannst Du dies hier manuell tun. Dadurch wird automatisch eine Rücknahme erzeugt.</td></tr><tr><td><strong>Freimeldung zurücksetzen</strong></td><td>Diese Aktion entfernt eine nicht erledigte Rücknahme und erstellt – falls nicht vorhanden – eine neue Übergabe.</td></tr><tr><td><strong>Abschließen</strong></td><td>Durch den Abschluss einer Ressourcenzuweisung werden alle nicht erledigten Aufgaben entfernt. Nach diesem Schritt werden keine Statusänderungen mehr von der Schnittstelle verarbeitet.</td></tr></tbody></table>

{% hint style="danger" %}
Diese Funktionen dienen der **Korrektur von fehlerhaften oder nicht benötigten Zuständen**, die durch das Erstellen von Aufträgen über die Schnittstelle entstehen können. Dadurch kannst Du nicht mehr relevante Aufgaben aus der Liste bzw. dem gesamten System entfernen.\
\
**Wichtig zu beachten:**\
\
a.) Solange eine Ressourcenzuweisung nicht abgeschlossen ist, kann ihr Zustand durch das Partnersystem geändert werden.\
\
b.) Falls eine Rücknahme für eine Ressourcenzuweisung existiert, gilt sie in nexcore als freigemeldet. Durch das Zurücksetzen der Freimeldung wird die Rücknahme entfernt.\
\
c.) Falls das Partnersystem jedoch weiterhin meldet, dass die Ressource freigemeldet ist, setzt nexcore diesen Status erneut und erstellt wieder eine Rücknahme.\
\
d.) Um dauerhafte Korrekturen zu verhindern, kann die Ressourcenzuweisung abgeschlossen werden. Danach werden Änderungen aus der Schnittstelle ignoriert.
{% endhint %}


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