Mietaufträge
Dieser Artikel erklärt Dir die Grundstruktur und Logik von Mietaufträgen in nexcore – verständlich, praxisnah und ohne technisches Vorwissen.
Egal ob Du in der Disposition planst, Aufträge verwaltest oder einfach nur den Überblick behalten willst: Hier erfährst Du, wie Mietaufträge funktionieren – und was Du wissen musst.
Definition
Ein Mietauftrag beschreibt die Vermietung von Ressourcen – etwa Maschinen, Geräten oder Anbauteilen – an Kunden.
Er wird in nexcore als eigener Auftragstyp behandelt und bildet den kompletten Ablauf einer Vermietung ab – von der Bereitstellung über die Rücknahme bis zum Abschluss.
Ein Mietauftrag ermöglicht Dir die strukturierte Planung, Durchführung und Dokumentation von Vermietvorgängen:
Planung von Auslieferung und Rückholung
Zuweisung an Fahrer:innen oder Übergabepersonal
Durchführung der Aufgaben mit digitaler Dokumentation
Nachverfolgung, Nachweis und Auswertung über Protokolle
Der Mietauftrag ist also die zentrale Klammer für alle Aufgaben und Dokumentationen rund um einen Vermietvorgang.
Logische Struktur
Ein Mietauftrag in nexcore besteht aus mehreren logischen Ebenen:
1
Auftrag (Order)
Enthält alle Eckdaten: Auftragstyp, Kunde, Ort, Zeitraum, Niederlassung
2
Positionen (LineItems)
Einzelne Artikel oder Mietobjekte (Typen von Maschinen, Geräten, Anbauteilen etc.)
3
Ressourcenzuweisungen (ResourceAssignments)
Zuweisung konkreter Ressourcen (tatsächliche Maschine, Gerät, Anbauteil, etc.)
4
Aufgaben (Tasks)
Automatisch generierte Aufgaben für Übergabe, Rücknahme, Nachtanken oder Prüfen
Jede Ebene hat einen eigenen Lebenszyklus und Status. Der Status des Mietauftrags (Ebene 1) wird automatisch aus den Stati der zugehörigen Ressourcenzuweisungen und Aufgaben ermittelt.
Status (Auftragsebene)
Neu
Der Mietauftrag wurde erstellt; Aufgaben sind planbar
Laufend
Mindestens eine Aufgabe wurde begonnen oder erledigt
Abgeschlossen
Alle Aufgaben wurden erledigt
Archiviert
Der Einsatz ist abgeschlossen und automatisch archiviert
Aufgaben
Ein Mietauftrag kann folgende Aufgaben umfassen:
Übergabe
Erfassung aller relevanten Informationen bei der Übergabe einer Ressource an den Kunden – entweder als Selbstabholer (vor Ort) oder in Verbindung mit einem Transport als Lieferung mittels individueller Protokollabfragen.
automatisch bei Übertragung aus dem zuliefernden System
Rücknahme
Erfassung aller relevanten Informationen bei der Rücknahme einer Ressource vom Kunden – entweder als Selbstabholer (vor Ort) oder in Verbindung mit einem Transport als Rückholung mittels individueller Protokollabfragen.
automatisch, sobald eine Ressource freigemeldet wird – entweder per Übertragung aus dem zuliefernden System oder manuell über das Kontextmenü der Ressourcenzuweisung (mehr erfahren)
Nachtanken
Erfassung von (ggf. zusätzlichen) Betankungsvorgängen nach der Rücknahme einer Ressource. Dient zur vollständigen Protokollierung von Kraftstoffmengen und -kosten.
optional per Workflow (mehr erfahren)
Prüfen
Abschließende Sichtung aller zu einem Auftrag dokumentierten Informationen zur weiteren Bearbeitung (bspw. Abrechnung).
optional per Workflow (mehr erfahren)
Sonderfall: kombinierte Aufgaben
Aufgaben mit:
gleichem Typ (z. B. mehrere Rücknahmen),
gleichem Fälligkeitsdatum und
gleichem Ort
werden automatisch zu einer kombinierten Aufgabe (Composite Task) zusammengefasst.
Ablauf
Der typische Ablauf eines Mietauftrags sieht wie folgt aus:
Ein externes System sendet einen Mietauftrag an nexcore.
nexcore legt Auftrag, Positionen und Ressourcenzuweisungen automatisch an.
Aufgaben (Übergaben und Rücknahmen) werden je nach Freimeldungsstatus der Ressourcenzuweiseung automatisch erstellt und stehen zur Verplanung bereit.
Die Disposition plant die Aufgaben über Tourenplaner oder Disposition.
Die Durchführung erfolgt über die mobile App.
Je nach Einstellung werden nach Erledigung von Rücknahmen automatisch Nachtanken und (oder) Prüfen Aufgaben erstell.
Nach Abschluss aller Aufgaben wird der Auftrag automatisch abgeschlossen und ggf. archiviert.
Erstellung (Import)
Mietaufträge werden in der Regel über eine angebundene Schnittstelle (z. B. ein ERP-System) automatisch in nexcore erstellt.
nexcore legt den Auftrag, die Positionen und Ressourcenzuweisungen automatisch an.
Auf Basis des Freimeldungs-Status der Ressource entstehen zunächst die entsprechenden Übergabe- bzw. Rücknahme-Aufgaben.
Planung
Die Disposition der Aufgaben (Übergabe und Rücknahme) erfolgt durch Disponent:innen oder Niederlassungsmitarbeiter:innen:
Weise Aufgaben direkt an alle oder spezifische Mitarbeitenden einer Niederlassung zu, z. B. Selbstabholer.
Plane Auslieferungen (Übergaben) und Rückholungen (Rücknahmen) direkt in Touren ein.
Fahrer:innen werden automatisch über die App informiert, sobald ihnen Aufgaben zugewiesen wurden. Dort sehen sie die entsprechenden Aufgaben und können diese ausführen.
Neben Benutzern, denen als Fahrer:innen die Durchführung von Touren und zugeordneten Aufgaben zugewiesen werden kann, erfordert der Tourenplaner, dass entsprechende Transportfahrzeuge (Ressourcen) im System vorhanden sind, damit eine Tourenplanung erfolgen kann.
Durchführung
Die Durchführung der Aufgaben erfolgt über die mobile App – teilweise auch über die Web-App:
Übergabe / Rücknahme
Mobile App
Dokumentation mit Fotos, Signaturen, Kommentaren und Abfragen (z. B. Zustand, Zählerstand, Seriennummer)
Nachtanken
Mobile oder Web-App
Erfassung von Tankvorgängen mit Literangabe, Zeitstempel und optionalem Kommentar
Prüfen
Web-App
Abschließende Sichtung aller zu einem Auftrag dokumentierten Informationen zur weiteren Bearbeitung (bspw. Abrechnung).
Abschluss
Wenn alle Aufgaben eines Mietauftrags erledigt sind (Übergabe, Rücknahme, ggf. Nachtanken oder Prüfen), wird der Auftrag automatisch abgeschlossen.
Die Archivierung erfolgt anschließend automatisch oder manuell – je nach Konfiguration.
Auftragsdetails
Die Auftragsdetailseite ist Deine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen zu einem Mietauftrag. Sie ist in mehrere Tabs unterteilt:
Grundlegende Informationen wie Auftragsnummer, Status, Niederlassung, Kunde, Ansprechpartner, Hinweise
Liste aller Positionen mit den zugehörigen Ressourcenzuweisungen und Aufgaben (Übergaben und Rücknahmen sowie optional Nachtanken und Prüfen)
Zusätzliche Informationen (CustomAttributes), die Dein ERP-System zur Verfügung stellt
Übersicht aller auftragsbezogenen Aufgaben (Übergaben, Rücknahmen, Nachtanken, Prüfen) mit individuellem Status (Neu, Zugewiesen, Erledigt, Archiviert)
Detaillierte Übersicht aller protokollierten Aufgaben wie Übergaben, Rücknahmen, Nachtanken, Prüfen inklusive Status (Neu, Zugewiesen, Erledigt, Archiviert) in getrennten Sektionen
Neue Kommentare eingeben, um wichtige Informationen oder Anmerkungen festzuhalten.
Kommentare von anderen Nutzern einsehen, um die Kommunikation rund um den Auftrag nachzuvollziehen.
Hochladen neuer Dateien mittels „+ Datei hochladen“.
Übersicht aller vorhandenen Dateien mit Download- und Ansichtsmöglichkeit.
Aktionen (Auftrag)
Über das Kontextmenü (⋮) in der Detailansicht eines Auftrags kannst Du unterschiedliche Aktionen auf Auftragsebene ausführen:
PDF speichern
Generiert eine PDF-Version der Protokolle, die Du speichern und weiterverwenden kannst.
Öffentlichen Link kopieren
Speichert die URL des öffentlichen Links zu den Protokollinformationen des Auftrags in Deinen Zwischenspeicher, sodass Du diese über Rechtsklick + einfügen weiterverwenden kannst.
Autom. Archivierung de-/aktivieren
Aktiviert oder Deaktiviert die automatische Archivierung für diesen Auftrag, wenn Du Auf diesen für einen längeren Zeitraum zugreifen musst.
Archivieren
Archiviert den Auftrag sofort manuell.
Abschließen
Schließt einen Auftrag manuell ab und löscht alle unerledigten Aufgaben automatisch.
Löschen
Wenn keine weiteren Abhängigkeiten zu diesem Auftrag in nexcore bestehen, kannst Du diesen bei Bedarf manuell aus dem System löschen.
Wenn Du einen Auftrag manuell abschließst, werden alle nicht erledigten Aufgaben entfernt. Erledigte Aufgaben und Protokolle bleiben erhalten.
Nach dem Abschluss des Auftrags wird dieser von der Schnittstelle nicht mehr angesprochen. Dies ist sinnvoll, wenn Aufgaben durch die Schnittstelle generiert wurden, die in nexcore nicht mehr benötigt werden oder wenn Du sicherstellen möchtest, dass keine weiteren Änderungen am Auftrag vorgenommen werden
Aktionen (Ressource)
Auf der Ebene der Ressourcenzuweisung in der Positionsliste steht Dir ein Kontextmenü (⋮) zur Verfügung, mit dem Du verschiedene Korrektur- und Verwaltungsfunktionen (je nach Status) nutzen kannst:
Löschen
Falls eine Übergabe und eine Rücknahme vorhanden sind, kannst du hier eine noch nicht erledigte Übergabe entfernen. Dies ist nützlich, wenn eine Übergabe außerhalb von nexcore bereits stattgefunden hat und daher nicht mehr benötigt wird.
Freimelden
Falls eine Ressource nicht freigemeldet ist, kannst Du dies hier manuell tun. Dadurch wird automatisch eine Rücknahme erzeugt.
Freimeldung zurücksetzen
Diese Aktion entfernt eine nicht erledigte Rücknahme und erstellt – falls nicht vorhanden – eine neue Übergabe.
Abschließen
Durch den Abschluss einer Ressourcenzuweisung werden alle nicht erledigten Aufgaben entfernt. Nach diesem Schritt werden keine Statusänderungen mehr von der Schnittstelle verarbeitet.
Diese Funktionen dienen der Korrektur von fehlerhaften oder nicht benötigten Zuständen, die durch das Erstellen von Aufträgen über die Schnittstelle entstehen können. Dadurch kannst Du nicht mehr relevante Aufgaben aus der Liste bzw. dem gesamten System entfernen. Wichtig zu beachten: a.) Solange eine Ressourcenzuweisung nicht abgeschlossen ist, kann ihr Zustand durch das Partnersystem geändert werden. b.) Falls eine Rücknahme für eine Ressourcenzuweisung existiert, gilt sie in nexcore als freigemeldet. Durch das Zurücksetzen der Freimeldung wird die Rücknahme entfernt. c.) Falls das Partnersystem jedoch weiterhin meldet, dass die Ressource freigemeldet ist, setzt nexcore diesen Status erneut und erstellt wieder eine Rücknahme. d.) Um dauerhafte Korrekturen zu verhindern, kann die Ressourcenzuweisung abgeschlossen werden. Danach werden Änderungen aus der Schnittstelle ignoriert.
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