Bedienaufträge
Dieser Artikel erklärt Dir die Grundstruktur und Logik von Bedienaufträgen mit Bedieneinsätzen in nexcore – verständlich, praxisnah und ohne technisches Vorwissen.
Egal ob Du in der Disposition planst, Einsätze dokumentierst oder nur den Überblick behalten willst: Hier erfährst Du, wie Bedienaufträge funktionieren – und was Du wissen musst.
Definition
Ein Bedienauftrag beschreibt einen Auftrag, bei dem eine Ressource (z. B. Maschine) durch eigenes Personal oder externe Dienstleister bedient wird.
Er wird als eigener Auftragstyp behandelt und dient zur:
Planung des Einsatzes mit Zeitfenster, Ort und Maschine,
Zuordnung an bestimmte Personen oder Touren,
Dokumentation der erbrachten Leistung (inkl. Zeiterfassung),
Auswertung und Abrechnung der geleisteten Stunden.
Der Bedienauftrag ist die organisatorische Klammer für alle Bedieneinsätze, die im Rahmen einer Bedienleistung stattfinden.
Logische Struktur
Bedienaufträge bestehen aus mehreren logischen Ebenen:
1
Auftrag (Order)
Enthält alle Eckdaten: Auftragstyp, Kunde, Ort, Zeitraum
2
Positionen (LineItems)
Einzelne Artikel oder Mietobjekte, die bedient werden sollen
3
Ressourcenzuweisungen (ResourceAssignments)
Zuweisung konkreter Maschinen mit Zeitraum und Start-/Endzeit
4
Aufgaben (Tasks)
Auszuführende Bedieneinsätze
Jede Ebene hat einen eigenen Lebenszyklus und Status. Der Status des Bedienauftrags (Ebene 1) wird automatisch aus den Stati der zugehörigen Ressourcenzuweisungen und Aufgaben ermittelt.
Status (Auftragsebene)
Neu
Der Bedieneinsatz wurde erstellt; Aufgaben sind planbar
Laufend
Mindestens eine Aufgabe wurde begonnen oder erledigt
Abgeschlossen
Alle Aufgaben wurden dokumentiert
Archiviert
Der Einsatz ist abgeschlossen und automatisch archiviert
Bedieneinsätze (Aufgaben)
Die zu einem Bedienauftrag gehörigen Aufgaben heißen Bedieneinsätze. Sie werden automatisch durch nexcore beim Import eines Bedienauftrags erstellt.
Ablauf
Der typische Ablauf eines Bedienauftrags sieht wie folgt aus:
Ein externes System sendet den Bedienauftrag an nexcore.
nexcore legt Auftrag, Positionen und Ressourcenzuweisungen automatisch an.
Aufgaben (Bedieneinsätze) werden auf Basis dieser Zuweisungen erzeugt.
Die Disposition plant die Aufgaben über Tourenplaner oder Disposition.
Die Durchführung erfolgt über die mobile App.
Nach Abschluss aller Aufgaben wird der Auftrag automatisch abgeschlossen und ggf. archiviert.
Erstellung (Import)
Bedienaufträge werden über die Schnittstelle bzw. den Uploader-Dienst an nexcore übermittelt. In Abhängigkeit von den Einstellungen zur Task-Erstellungs-Strategie generiert nexcore in diesem Moment automatisch zugehörige Aufgaben (Bedieneinsätze), die Du in der Web-App verplanen musst.
Planung
Die Verplanung von Aufgaben (Typ Bedieneinsatz), die zu einem Bedienauftrag gehören, erfolgt je nach Bedarf über folgende Bereiche in der Web-App:
Plane den Bedieneinsatz gezielt ein und weise ihn einer Person aus Deinem Team zu. Das ist sinnvoll, wenn Du flexibel disponieren willst – unabhängig von bestehenden Touren.
Plane den Bedieneinsatz als Teil einer Tour – er wird automatisch dem Fahrer oder der Bedienperson der Tour zugeordnet.
Durchführung
In der mobilen App siehen die zugewiesenen Nutzer alle relevanten Informationen:
Zeitfenster und Adresse
Zugehörige Ressource (Maschine)
Kundendaten und Kontaktperson
Hinweise, Kommentare, Dateien
Während oder nach dem Einsatz kann der Nutzer:
Zeiten kategorisch erfassen (z. B. Anfahrt, Bedienung, Pause, Wartezeit),
Notizen zu Zeiteinträgen hinzufügen,
die Aufgabe pausieren oder fortsetzen,
den Einsatz abschließen und als erledigt markieren.
Alle Daten werden automatisch synchronisiert – inkl. Zeitstempeln, Nutzer:in und Status.
Es muss mindestens eine Zeiterfassungskategorie im System hinterlegt und aktiv sein, damit ausführendes Personal Zeiteinträge bei Bedieneinsätzen erstellen kann.
Archivierung
Sind alle Aufgaben eines Bedienauftrags erledigt worden und der Aufrag damit abgeschlossen, wird der Auftrag nach einem von Dir über die Einstellungen zu definierenden Zeitintervall automatisch archiviert.
Auftragsdetails
Die Auftragsdetailseite ist Deine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen zu einem Bedienauftrag. Sie ist in mehrere Tabs unterteilt:
Grundlegende Informationen wie Auftragsnummer, Status, Niederlassung, Kunde, Ansprechpartner, Hinweise
Liste aller Positionen mit den zugehörigen Ressourcenzuweisungen und Aufgaben (Bedieneinsätze)
Zusätzliche Informationen (CustomAttributes), die Dein ERP-System zur Verfügung stellt
Übersicht aller auftragsbezogenen Aufgaben (Bedieneinsätze) mit individuellem Status (Neu, Zugewiesen, Erledigt, Archiviert)
Zusammenfassung (Gesamt) aller im Rahmen des Bedienauftrags erledigten Bedieneinsätze und darin erfassten Zeiteinträge:
Summe: Die Summe aller erfassten Zeiten abzgl. erfasster Pausen
Kategorie: Die Summe aller in einer bestimmten Kategorie erfassten Zeiten abzgl. erfasster, zugehöriger Pausen
Detaillierte Übersicht aller protokollierten Bedieneinsätze mit folgenden Informationen:
Statusanzeige (Neu, Zugewiesen, Erledigt)
Datum und Uhrzeit
Nutzer (Bediener)
Zeiterfassung (Gesamt, Start, Ende, Pause, Dauer, Kategorie und Notiz)
Information über Nachtanken (Liter)
Unterschrift des Kunden (falls vor Ort)
Neue Kommentare eingeben, um wichtige Informationen oder Anmerkungen festzuhalten.
Kommentare von anderen Nutzern einsehen, um die Kommunikation rund um den Auftrag nachzuvollziehen.
Hochladen neuer Dateien mittels „+ Datei hochladen“.
Übersicht aller vorhandenen Dateien mit Download- und Ansichtsmöglichkeit.
Aktionen (Auftrag)
Über das Kontextmenü (⋮) in der Detailansicht eines Auftrags kannst Du unterschiedliche Aktionen auf Auftragsebene ausführen:
PDF speichern
Generiert eine PDF-Version der Protokolle, die Du speichern und weiterverwenden kannst.
Öffentlichen Link kopieren
Speichert die URL des öffentlichen Links zu den Protokollinformationen des Auftrags in Deinen Zwischenspeicher, sodass Du diese über Rechtsklick + einfügen weiterverwenden kannst.
Autom. Archivierung de-/aktivieren
Aktiviert oder Deaktiviert die automatische Archivierung für diesen Auftrag, wenn Du Auf diesen für einen längeren Zeitraum zugreifen musst.
Archivieren
Archiviert den Auftrag sofort manuell.
Abschließen
Schließt einen Auftrag manuell ab und löscht alle unerledigten Aufgaben automatisch.
Löschen
Wenn keine weiteren Abhängigkeiten zu diesem Auftrag in nexcore bestehen, kannst Du diesen bei Bedarf manuell aus dem System löschen.
Wenn Du einen Auftrag manuell abschließst, werden alle nicht erledigten Aufgaben entfernt. Erledigte Aufgaben und Protokolle bleiben erhalten.
Nach dem Abschluss des Auftrags wird dieser von der Schnittstelle nicht mehr angesprochen. Dies ist sinnvoll, wenn Aufgaben durch die Schnittstelle generiert wurden, die in nexcore nicht mehr benötigt werden oder wenn Du sicherstellen möchtest, dass keine weiteren Änderungen am Auftrag vorgenommen werden
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